成都ISO9001--管理处与业主委员会沟通协调规程
1 目的
规范管理处与业主委员会沟通、协调工作，确保物业管理工作的顺利开展。
2 适用范围
适用于物业管理处在日常的管理服务工作中与业主委员会的正常工作往来。
3 职责
3.1 成都ISO9001管理处主任负责与业主委员会的沟通、协调。
3.2 管理处各部门依照本规程实施与业主委员会的正常工作往来。
4 程序要点
4.1 与业主委员会的沟通、协调方式
4.1.1 工作协调、沟通会议：
管理处应当每季度至少与业主委员会进行一次例行工作沟通会议，会议的主要内容是向业主委员会通报一个季度的财务支出状况和工作简况，解决需经业主委员会协助支持方能完成的问题。
4.1.2 专题解决问题会议
在遇到需经业主委员会同意方能进行工作时，管理处主任应申请召开专题业主委员会会议，协商解决专项问题。
4.1.3 每年6月底和12月底，管理处应随同公司领导拜访业主委员会、召开专题工作茶话会，向业主委员会做全面的年度、半年度工作汇报。
4.1.4 成都ISO9001定时工作沟通制度：
a) 每月5目前向业主委员会报送管理处财务损益表；
b) 每月lO～15日期间接受业主、业主委员会的质询、审计；
c) 每季度的头个月向业主委员会报送社区文化报刊、宣传品。
4.2 下列物业管理工作应当及时向业主委员会申报，请求支持
4.2.1 计划使用本体维修基金对楼宇本体进行大、中修时。
4.2.2 计划使用公用设施专项维修基金更新公用设施时。
4.2.3 物业管理服务工作涉及到部分业主利益，需业主委员会出面协调时。
4.2.4 物业管理处制订了新的管理措施需要业主委员会支持工作时。
4.2.5 其他需要向业主委员会请示、寻求支持的工作。
4.3 下列情况出现时，物业管理处应当及时通报业主委员会
4.3.1 新的物业管理法规颁布执行时。
4.3.2 所管理的物业出现了重大变故或发生重大事件时。
4.3.3 业主委员会的个别委员与物业管理处有重大的工作分歧无法解决时。
4.3.4 有重要的活动(如创优迎检)时。
4.3.5 成都ISO9001物业管理处对个别业主执行违约金处罚时。
4.3.6 其他应当向业主委员会通报的情况发生时。
4.4 物业管理处向业主委员会申报工作应当提前15日进行，通报情况应当在事实发生(决定)后的3个工作日内进行。
4.5 物业管理处向业主委员会申报工作、通报情况均应以书面形式送达。
4.6 对业主委员会质疑、建议、要求的处理要求
4.6.1 对业主委员会的质疑、建议、要求，管理处主任应认真倾听、记录。
4.6.2 合理的质疑、建议、要求，应当在3个工作日内答复、解决。
4.6.3 对不合理、合法的质疑、建议、要求，管理处主任应当耐心解释，无论如何不允许不耐烦或言语失礼；对解决不了的问题，应当记录后迅速上报公司总经理，由总经理寻求解决方案。
4.7 物业管理处与业主委员会来往工作的信函、记录、决议，一律在管理处归档，长期保存。
5 成都ISO9001记录
成都诚通咨询有限公司
2012.10